BP&M au service de l’Association des coopératives du Canada

 

“Un des plus grands avantages à travailler avec BP&M a été
d’atteindre un si grand niveau de clarté là où autrefois il y avait confusion quant à savoir, précisément, ce qui était ou devrait être nécessaire lors de la soumission d’un paiement à un partenaire ou pour le remboursement des dépenses d’un bénévole ou l’élaboration des contrats. Maintenant nos gens peuvent réellement agir plus rapidement parce que la direction à suivre est maintenant tellement claire. Nous avons vu immédiatement l’effet d’un changement positif en raison du soutien populaire dans l’adhésion à l’approche de BP&M pour l’application des concepts Lean.”

Erin Mackie

Directrice - Région Asie, ACC

L’Organization

L’Association des coopératives du Canada

L’Association des coopératives du Canada est une organisation sans but lucratif travaillant en collaboration avec des coopératives et des caisses de crédits situées dans le monde entier, pour soutenir des projets contribuant à réduire la pauvreté, permettant de mettre en place des modes de subsistance durables et améliorant la société civile dans les pays en voie de développement.

 

Le défi

Le processus de paiement de l’ACC, inclus la série d’étapes requises allant de l’argent reçu des donateurs jusqu’au financement des projets, constitue un élément fondamental pour l’organisation. C’est à travers ce processus que l’ACC gère ses projets, apporte du soutien aux bénévoles de niveau international et conclut des contrats avec des partenaires. Compte tenu de la complexité des projets de l’ACC, chacun d’eux peuvent impliquer une multitude d’individus, d’organisations et de gouvernements issus de plusieurs régions du monde, ce processus fondamental est maintenant devenu plus compliqué et comporte de nombreuses inconsistances.

L’organisation avait constaté qu’en éliminant le gaspillage et la duplication des efforts dans son processus de paiement, elle réaliserait des gains significatifs en terme d’efficience et à mieux servir ses bénéficiaires. L’ACC a été interpellée par l’approche de BP&M en matière de gestion Lean: pouvoir habiliter les employés à mieux travailler et prendre des décisions pour des processus clés, comprendre et visualiser le processus d’un bout à l’autre et travailler afin d’obtenir des résultats concrets et mesurables.

La Solution

BP&M a mise en place sa solution en commençant avec une formation LEAN afin d’assurer que les intervenants clés du processus de paiement partageaient une compréhension commune des concepts de base du LEAN. Cette formation a précédé directement la tenue d’un atelier portant sur la révision du processus de paiement de l’ACC afin de permettre à l’organisation de mettre immédiatement en application les principes Lean récemment appris. Dans cet atelier, appelé « Évènement Kaizen », les gestionnaires, les administrateurs et autres joueurs clés de l’ACC ont travaillé avec BP&M pour analyser chaque détail du processus de paiement de l’ACC afin qu’ils puissent non seulement visualiser et identifier les points faibles ainsi que le gaspillage dans le processus de paiement mais aussi concevoir ensemble la solution. BP&M a par la suite aidé l’ACC à élaborer un plan clair pour améliorer le processus de paiement, en incluant des points de contrôle, pour chaque période de temps donnée, dans l’immédiat,  à court, moyen et à long terme.

Simplifier, améliorer et réduire le nombre de gabarits

En analysant l’état actuel du processus de paiement, il est vite apparu évident que ce processus s’était enlisé en raison des versions divergentes et de règles concernant les formulaires, les gabarits, les contrats et les documents afférents au financement. Cette « surproduction » générait plusieurs inconsistances à travers les régions ainsi que du gaspillage en termes de temps et d’opportunité. Avec l’aide de BP&M, l’ACC a identifié des façons clés pour simplifier cet aspect de son processus de paiement. En plus, l’organisation a mis l’accent sur le contenu de ses documents afin de les bonifier en les simplifiant et les rendant plus efficaces pour mieux répondre aux exigences des donateurs, des responsabilités, des processus de paiement pour les bénévoles et autres éléments clés.

Simplifier les étapes concernant les signataires autorisés

Le surtraitement des processus liés aux deux signatures exigées pour approuver les processus de paiement entravait grandement la productivité. Ce processus a été simplifié afin qu’une seule signature soit maintenant requise.
Meilleure perspective d’affaires – L’introduction d’indicateurs de mesure clés pour détecter les inefficiences, comme par exemple, le nombre de fois qu’un formulaire est retourné à son expéditeur pour rectifications, a aidé l’organisation à mieux repérer les secteurs avec problème et à continuer de simplifier et améliorer son processus de paiement.

Intégrer Lean dans la culture organisationnelle pour accroître ses capacités à l’interne et assurer cette autonomie à le faire, de façon continue

L’élimination du gaspillage dans le paiement des processus a permis une plus grande place pour accroître la capacité à chaque étape du processus. Ceci a aussi permis à l’ACC de se doter d’outils, de concepts et des techniques nécessaires pour mettre en application Lean pour ses prochains processus, soit les processus de communication et de gestion des bénévoles.

Les Résultats

L’ACC a maintenant un processus de paiement simplifié d’un bout à l’autre. La solution que l’organisation a créée en partenariat avec BP&M découle d’une analyse collective et avec coopération pour le processus de paiement qui impliquait chaque individu dont le travail avait un impact (ou était impacté) par ce processus.

Les directeurs, administrateurs, tout le monde a fait équipe pour évaluer l’état actuel et co-créer le nouveau processus.
Ceci a permis un rapprochement, par l’intermédiaire d’exercices Kaizen uniques de BP&M, ainsi que habilité les gens à comprendre le travail de chacun et développer un contexte adapté à l’ensemble, utilisant un langage commun, pleinement visualisé d’un bout à l’autre. Les techniques et les approches que l’ACC a apprise tout au long de cette initiative d’amélioration de ce processus d’affaire vont lui permettre de continuer à éliminer le gaspillage dans leur organisation et d’assurer de tirer le maximum de valeur de ses ressources et transmettre cette valeur aux communautés que l’organisation dessert dans le monde entier.